Assistant(e) administratif(ve) /scolarité (H/F)

Secteur d'activité

Apprentissage

Type de contrat

Poste à temps plein

Localisation

Nice - Institut de Formation Automobile

L’Institut de Formation Automobile et l’INB Cote d’Azur sont des établissements de la DFPA, qui dispensent de la formation en alternance dans le secteur de l’apprentissage et de la professionnalisation. L’IFA recherche aujourd’hui un/une assistant(e) administratif(ve) sous la responsabilité du directeur IFA, il (elle) travaillera en équipe avec l’ensemble des personnels.

Activités principales :

Vos principales missions seront :

Accueil et de relation client

  • Assurer l’accueil physique et prendre en charge les appels téléphoniques
  • Identifier et analyser  les demandes et en assurer le traitement : traçabilité du besoin client (entreprise, jeune, demandeur d’emploi, salariés…), envoi de documentation et si besoin l’orienter auprès du bon relais, travailler avec l’équipe commerciale

Référent filière

  • Organiser, animer, et assurer la gestion complète du CAD
  • Garantir l’inscription aux examens pour ses filières.
  • Saisir et fiabiliser l’ensemble des données administratives de la base de données. Alimenter, collecter et vérifier les données liés à l’apprentissage et des pièces annexées aux contrats, suivi des dossiers, constitution, relance, enregistrement, refus, résiliation, anomalie etc… en lien avec les entreprises et les OPCOS),
  • Assurer la saisie dans la base Yparéo et autres logiciels de toutes les données administratives relatives aux apprenants et aux entreprises et vérifier la conformité des dossiers
  • Suivre, vérifier, analyser, enregistrer, transmettre les contrats d’apprentissage  et des résiliations aux organismes adéquats (relances des dossiers litigieux).
  • Accompagner les apprentis en situation de rupture de contrat en vue de la conclusion d’un nouveau contrat d’apprentissage)
  • Participer au développement de l’alternance aux journées JPO et salons
  • Accompagner les entreprises dans l’établissement des  contrats d’apprentissage, assurer leur vérification et élaborer les conventions de formation.
  • Analyser, et suivre les absences et  les retards puis lancer les actions nécessaires (Courriers, fax, appels téléphoniques, SMS…), Etablir les attestations de présence et les adresser aux entreprises et stagiaires.
  • Participer à la discipline du centre (travail en collaboration avec la médiation)

Profil :

  • Niveau de formation requis : Bac +2 dans le domaine administratif
  • Maitrise des techniques et méthodes administratives
  • Maitrise des outils bureautiques (office 365) et des logiciels spécifiques : YPAREO, E DEALS, KAIROS…
  • Connaissance des dispositifs formation professionnelle continue et des politiques de l’emploi

Aptitudes :

  • Aptitude à communiquer
  • Aptitude Relationnelle : avoir un contact facile auprès de tout public
  • Esprit de synthèse et d’analyse
  • Forte capacité d’adaptation
  • Qualités rédactionnelles
  • Capacité à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire
  • Autonomie

Pour postuler

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Dir. Ressources Humaines
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