Assistant(e) administratif(ve)/Scolarité (H/F) – INB

Secteur d'activité

Formation

Type de contrat

CDI - poste permanent

Localisation

INB Villefranche Darse

Au sein de la filière nautique de  l’IFA /l’INB CA , vous aurez à assister le responsable de site sur l’ensemble de la partie administrative. Les exigences de cette activité vous amèneront à travailler, à temps plein, dans un cadre de travail dense, varié et en pleine évolution

ACTIVITES  PRINCIPALES

Vos principales missions seront :

Accueil et de relation client

  • Assurer l’accueil physique et prendre en charge les appels téléphoniques
  • Identifier et analyser  les demandes et en assurer le traitement : traçabilité du besoin client (entreprise, jeune, demandeur d’emploi, salariés…), envoi de documentation et si besoin l’orienter auprès du bon relais

Fonctions administratives

  • Assurer et organiser le suivi administratif du recrutement des candidats.
  • Assister à la gestion des dossiers papiers et de la base de données (contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, formation continue).
  • Gérer les aides régionales destinées aux entreprises, la résiliation des contrats.
  • Gérer le suivi de l’assiduité des apprenants.
  • Participer à la conception et à la diffusion des outils de communication.
  • Assurer la rédaction des courriers divers.
  • Assurer le suivi des éléments variables de salaire des formateurs (congés, tickets restaurants, contrats des vacataires…).
  • Assurer la saisie et le suivi des inscriptions pour les divers permis (côtier, Hauturier, PCMM 250kw…) sur les applicatifs des Affaires Maritimes ; s’assurer de la validité des dossiers et établir les convocations aux examens

Fonctions pédagogiques

  • Collaborer à l’organisation des actions pédagogiques.
  • Participer à l’organisation des examens.
  • Renseigner et transmettre les informations pédagogiques (enquêtes Région, réussite aux examens, etc.)
  • Collaborer à la discipline du centre et au respect du règlement intérieur.

Fonctions Logistiques

  • Gérer les déplacements des collaborateurs (Référent voyage).
  • Participer à la gestion des stocks et au processus de commande.
  • Participation, en fonction des besoins, aux salons et forums professionnels et de la formation (disponibilités week-end et soir).
  • Participer au processus qualité
  • Fermeture/ouverture de l’établissement.

PROFIL

  • Niveau de formation requis : Bac +2 dans le domaine administratif
  • Maitrise des techniques et méthodes administratives
  • Connaissance du fonctionnement des contrats d’apprentissages et de professionnalisation
  • Maitrise des outils bureautiques (office 365) et des logiciels spécifiques : YPAREO, E DEALS, KAIROS…
  • Connaissance des dispositifs formation professionnelle continue et des politiques de l’emploi

APTITUDES

  • Aptitude à communiquer
  • Aptitude Relationnelle : avoir un contact facile auprès de tout public
  • Esprit de synthèse et d’analyse
  • Forte capacité d’adaptation
  • Qualités rédactionnelles
  • Capacité à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire
  • Autonomie

Pour postuler

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Dir. Ressources Humaines
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