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5 étapes pour bien répondre à un appel d’offres et gagner un dossier public ou privé

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Il n’y a pas que les grandes entreprises qui peuvent répondre à des appels d’offres ! Les TPE/PME aussi ont leur mot à dire en la matière. Elles ont tout à y gagner à condition de connaître la procédure et les étapes clés. Voici pourquoi et comment répondre à un appel d’offres public ou privé !

TPE/PME : pourquoi répondre à un appel d’offres ?

Voici les différents avantages pour votre TPE/PME à répondre à un appel d’offres qu’il soit privé ou public.

Ouvrez votre TPE/PME à de nouveaux marchés pour développer votre chiffre d’affaires

Dès 2018, la commande publique a dépassé les 100 milliards d’euros selon le recensement annuel des marchés supérieurs à 90 000 euros HT proposé par l’Observatoire Économique de la Commande Publique (OECP).
Ce chiffre est en progression constante chaque année. Si les appels d’offres privés sont tout aussi intéressants, le marché public représente une réelle opportunité pour les TPE/PME d’élargir son champ d’action, d’obtenir de nouvelles commandes et de développer son activité.
Qui dit nouveaux marchés et nouveaux clients, dit également augmentation du chiffre d’affaires !
Si vous remportez un premier appel d’offres, c’est un bon présage pour la suite. En effet, votre entreprise est connue des acheteurs publics ou privés, plus enclins à retravailler avec un professionnel qui a déjà fait ses preuves.

Bon à savoir : si les appels d’offres sont des leviers pour développer votre chiffre d’affaires, le tissu économique local en est un autre, notamment en période de pandémie. Découvrez les avantages à miser sur le local pour favoriser une reprise d’activité.

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Dopez votre notoriété et votre crédibilité

Répondre aux marchés publics ou privés et les gagner, c’est un gage de sérieux et de professionnalisme auprès d’autres clients potentiels.
Vous obtenez un argument fiable de convaincre des prospects de vous faire confiance. Vous serez le professionnel qui a été choisi pour réaliser une prestation, fournir du matériel… Ces références officiellement reconnues offrent une belle carte de visite à votre entreprise !

Remporter un appel d’offres est également un moyen de vous faire connaître auprès d’un panel plus conséquent d’entreprises/collectivités intéressées par vos services/produits. Le nom de votre société sera associé à la réalisation du projet et ce, aux yeux de tous. L’information circulera dans le milieu. Une bonne publicité et de belles opportunités de susciter l’intérêt de nouveaux prospects !

Appels d’offres publics ou privés : quelles différences ?

Un appel d’offres est une mise en concurrence qui peut être initiée dans le secteur public ou privé.
Mais des différences notables existent entre les 2 à chaque étape :

  • Lors du lancement de l’appel d’offres, l’acheteur public fait une publicité sur des plateformes officielles comme le JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne) et le BOAMP (Bulletin Officiel d’Avis à Marchés Publics). C’est l’acte déclencheur de la procédure. Un acheteur privé peut s’adresser directement aux entreprises dont il veut obtenir une offre en envoyant le cahier des charges.
  • La gestion de l’appel d’offres est plus souple dans le secteur privé et plus réglementée dans le secteur public. Le Règlement de la Consultation est un document officiel qui régit précisément les obligations strictes d’une réponse à un appel d’offres public. Il indique les règles de la procédure, les critères d’attribution, la date de remise des offres… sans aucune possibilité de les modifier. Il veille à assurer l’égalité de traitement entre les différents fournisseurs candidats et la transparence quant à la sélection, deux principes phare de la commande publique.
  • Les critères de choix des fournisseurs sont librement définis dans le secteur privé, alors qu’ils répondent à des données statistiques objectives dans le secteur public.

L’une des principales différences reste le niveau de souplesse, plus élevé pour un appel d’offres privé que public, puisqu’un commanditaire privé n’est soumis à aucun cadre légal.

Bon à savoir : l’un des avantages de remporter un appel d’offres public est la garantie de règlement. Non seulement le délai de paiement est raccourci à 30 jours, mais une administration prise en défaut de paiement devra verser des pénalités. Une sécurité pour votre entreprise.

Comment répondre à un appel d’offres : 5 étapes clés

N’ayant jamais tenté l’expérience, vous vous demandez comment répondre à un appel d’offres. Si la procédure est stricte dans le secteur public, elle ne doit pas pour autant vous effrayer.
Voici les 5 étapes à respecter pour avoir toutes les chances de le remporter.

Bon à savoir : la réponse à un appel d’offres est maintenant dématérialisée, une bonne nouvelle pour faciliter et accélérer les démarches !

1. Effectuez une veille pertinente pour trouver des appels d’offres

Pour pouvoir répondre à des appels d’offres, encore faut-il en trouver ! Orientez vos recherches sur les sites officiels (BOAMP, JOUE…), les Journaux d’Annonces Légales (JAL) et les plateformes gratuites.
Ces sources répertorient les Avis d’Appel Public à la Concurrence (AAPC ou AAC) proposés par les acheteurs. Ces publicités listent les principales caractéristiques des appels d’offres à savoir l’objet du marché, sa localisation, la description des lots, les critères de sélection, le type de procédure…

Pour faciliter cette veille, n’hésitez pas à vous abonner à des alertes (gratuit). Il suffit pour cela de créer un compte sur la plateforme choisie pour recevoir les annonces pertinentes en fonction des critères définis selon votre activité.

Bon à savoir : à partir du 1ᵉʳ janvier 2020, les marchés sont dispensés de tout formalisme lorsque la valeur du besoin estimé est inférieure à 40 000 euros HT. Ainsi, les TPE/PME pourront accéder plus facilement à certains marchés conclus sans mise en concurrence ni publicité. Une simplification bienvenue pour toutes les parties prenantes !

2. Analysez l’AAC (ancien AAPC)

Ne sautez pas cette étape ! Elle est capitale pour savoir s’il est intéressant ou non pour votre entreprise de répondre à tel ou tel appel d’offres. Il serait inutile et contreproductif de perdre du temps à déposer des dossiers de réponse dématérialisée pour des offres non rentables ou qui ont peu de chances de vous être attribuées !

Étudiez les critères de l’AAC : lieu d’exécution, allotissement, conditions d’obtention, contraintes particulières, critères retenus, date limite de dépôts des dossiers… Tous ces points de vigilance vont vous permettre de sélectionner les appels d’offres réellement pertinents. En d’autres termes, il faut que “le jeu en vaille la chandelle”, car répondre à un appel demande du temps, mobilise des ressources…
Par exemple, certains éléments doivent vous aiguiller pour prendre la bonne décision : si la localisation du projet est trop éloignée de votre entreprise ou si le délai de réponse est trop court pour constituer un dossier de candidature solide, il est alors préférable de passer votre chemin…

Votre objectif est de trouver l’équilibre entre le degré d’investissement et les chances réelles de gagner le marché.

3. Téléchargez le Dossier de Consultation des Entreprises

Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) est un cahier des charges.

Ce document complexe composé de plusieurs éléments, et notamment :

  • Le Règlement de Consultation (RC). Il fixe les règles à suivre et donne des précisions importantes quant aux modalités de transmission des dossiers, les pièces à fournir, les critères détaillés…
  • L’Acte d’Engagement (AE). Vous devez remplir ce document pour répondre à l’appel d’offres. Il s’agit de préciser certaines informations concernant votre entreprise (coordonnées, RIB…).
  • Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP). Il précise les dispositions administratives propres à chaque appel d’offres comme les pénalités de retard, le prix de la prestation, les pièces contractuelles, les modalités de paiement ou de résiliation…
  • Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP). Ce document contractuel liste les exigences techniques, les caractéristiques précises et les besoins de l’acheteur concernant les prestations ou travaux à effectuer.

Ne négligez pas l’étude du DCE ! Car il va conditionner la qualité de votre réponse à l’appel d’offres. Il est capital de suivre précisément les directives données pour optimiser vos chances de réussite. Il vous faut comprendre les attentes de l’acheteur et respecter les exigences concernant la formulation de la réponse.

4. Préparez votre dossier de candidature

Avant de vous lancer dans la constitution de votre dossier, prenez le temps d’en planifier la gestion. C’est le meilleur moyen de gagner cette course contre la montre !

Faites une liste des éléments à fournir et fixez un planning précis pour la restitution des données.

Il vous faut réunir ou remplir les documents suivants :

  • Les formulaires administratifs de l’entreprise candidate
  • Les justificatifs d’assurance
  • Les documents d’acceptation des clauses spécifiques : AE, CCTP…
  • Le mémoire technique
  • L’offre de prix.

Le mémoire technique est le document à soigner si vous voulez faire la différence, notamment face à une entreprise concurrente au tarif plus bas.

5. Transmettez votre réponse à l’appel d’offres

Vous avez monté votre dossier de candidature dans les délais impartis et vérifié qu’il était complet. Il ne vous reste plus qu’à le transmettre à l’acheteur !

Depuis octobre 2018, la réponse à un appel d’offres se fait obligatoirement par voie numérique s’il dépasse 25 000 euros.
Pour effectuer une réponse dématérialisée, vous devez déposer vos pièces justificatives sur la plateforme de dématérialisation de l’acheteur et procéder à la signature électronique de votre candidature.

La CCI Côte d’Azur accompagne les TPE/PME dans leur démarche ! Téléchargez dès à présent le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques. Une aide précieuse pour gagner des appels d’offres.

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Attention à ne pas oublier de documents ! Il est très important de vérifier précisément que tous les éléments attendus figurent dans votre réponse d’appel d’offres pour proposer un dossier complet. Pour plus de sécurité, faites une checklist en amont.

 

Vous savez maintenant pourquoi et comment répondre à un appel d’offres. En tant que dirigeant d’une TPE/PME, vous avez tout intérêt à réaliser ces démarches à condition de bien cibler les marchés visés. En cas d’échec, n’oubliez pas d’analyser les résultats. Et ce, afin d’améliorer vos chances de remporter de prochains appels d’offres !